檔案是傳承歷史和記錄事實的基礎載體，在我們每個人的生活周邊都存在著大量重要檔案，例如人事檔案、學籍檔案、紅頭文件、住建部建筑檔案、居民健康檔案、住院病歷檔案、司法檔案等，它們大部分需要保管30年以上，且關乎著社會穩定和發展。而且我們知道，現存檔案使用到最多的載體便是紙張，紙張是有使用壽命的，在不適宜的溫濕度、酸度以及光照等情況下都會減短其使用壽命，因此，監測并控制檔案庫房中的環境溫濕度、酸度以及光照等情況對于檔案保管工作意義重大。
那么，什么樣的溫濕度環境最適合紙質檔案保管呢？據研究顯示，紙質檔案的保管溫度需要控制在14℃至24℃范圍內，其中冬季溫度要≥14℃，夏季溫度要≤24℃；相對濕度需要控制在45%～60%，其中冬季濕度要≥45%，夏季濕度要≤60%。同時，在日常管理中，要確保每天溫度的波動幅度不能超過±2度，相對濕度不能超過±5度。
目前我國在檔案環境監控方面存在哪些不足？
一是相關單位不夠重視。未設立健全的管理制度，工作人員全憑個人感覺或過往經驗進行管理工作；二是部分檔案工作人員缺乏專業度，不能很好的掌握檔案保管的合理環境要素，也不會定期記錄庫房內的溫濕度數據，導致最終環境數據不全或者無規律性，進而難以進行科學的評估和分析；三是庫房的環境監控工作不夠智能化。很多單位沒有采用智能環境監控系統，都是靠手工操作，例如手動操作空調、加濕除濕機等設備的開關，手工記錄環境數據，這樣會導致管理效率低下，出錯率高，且采集數據不規范不科學，設備在下班期間無人值守整夜運轉，容易造成電力等資源浪費，加速設備損耗和老化，更嚴重的是，如果未能及時處理掉發現的火情、漏水等情況，損失將是巨大且無可挽回的。
面對上述不足，若想改變現狀或者提升管理效率，就需要采用專業廠商提供的環控定制方案，通過智能的環境監控系統來監測和管理檔案庫房。智能環境監控系統都涉及哪些設備？
首先是環境監測設備，也可以稱之為環境數據采集設備。這些設備可以對檔案庫房內的環境指標，例如溫濕度、氣壓、空氣質量、顆粒物、噪聲、煙霧、紫外線等數據進行采集和監測，及時發現異常并報告。常見的環境監測設備如下：
（溫濕度傳感器）
（空氣質量云測儀）
其次是環境控制設備。環境控制設備可以對上述環境因素進行干預和控制，能夠及時緩解庫房內不合理的環境因素，以達到環境治理的效果。例如空調設備可以調節庫房內的溫度環境，加濕除濕凈化一體機可以控制庫房內的濕度環境，健康防護一體機可以控制庫房內的空氣有毒有害氣體，新風機可以控制庫房內的顆粒物等。常見的環境控制設備如下圖：
（凈化除酸型除濕加濕一體機）
（壁掛式健康防護一體機）
花都環境監控系統是一套智能化環境監控系統，除了整合上述監測控制設備外，還設計了一套科學且人性化的管理邏輯，能夠實時記錄庫房內的各項環境數據，根據客戶實際管理需要，數據單位可以精確到分鐘級，數據支持留痕管理，智能備份管理，批量導出和可視化操作，實時生成動態折線圖、餅狀圖、柱狀圖等，便于管理人員進行數據管理；該系統可以動態控制設備運行，真正實現無人值守管理，進一步降低能耗和設備損耗，延長使用壽命；系統還可以進行環境異常監測，發現隱患能夠提前報警，設置分級報警機制，能夠進行電話、短信和微信報警，實時守護您的檔案安全；系統具備斷電數據記憶和系統互冗余功能，避免數據丟失和宕機風險，真正實現穩定且可靠。
（花都智能環境區域控制器）
（花都智能環境監控系統）
智能環境控制系統是一套集環境數據采集、存儲、傳輸和管理于一體的無人值守的智能化管理系統，系統的智能化程度和定制化水平直接影響客戶的使用體驗、管理效率和檔案庫房的保管安全，因此在選擇產品時除了考慮價格指數外，一定要綜合評估廠商的方案設計能力、系統研發定制能力、交付安裝能力、產品質量、軟件適配性以及可靠性檢驗等。花都集團是一家深耕檔案行業30載的品牌廠商，集設計、研發、生產、銷售、服務為一體，專注于智慧檔案庫房建設，十分期待與您的合作！
本文內容版權歸花都集團所有，未經授權不得抄襲，引用及轉發本文內容請注明來源出處。
